Consignes de distribution
Consignes pour le bon déroulement des distributions
18H15 – 18H30, Avant la distribution
1. Classeur de l’association et ardoises : Récupérer le classeur vert de l’AMAP et les ardoises dans le local de la MJC. Dans le hall, prendre le couloir situé en face des escaliers et entrer dans la première salle à droite. Le classeur est situé au-dessus du meuble à casiers. Lorsque la MJC est fermée, c’est une personne du CA qui ouvre le parking de la MJC et apporte le classeur.
2. Installation des tables : prendre contact avec les gérants du bar pour connaître les consignes d'emplacement et les tables utilisables par l'AMAP. Suivre scrupuleusement leurs indications.
3. Déchargement des caisses : Aider le maraicher à décharger les caisses de légumes. Attention à bien séparer les caisses pour les grands paniers, de celles pour les petits paniers.
4. Stand Pain/Œuf/Farine : Récupérez la feuille d’émargement qui doit être fournie par le producteur. Recomptez le nombre de produits. Comparez-le au nombre des produits indiqué sur la feuille d’émargement pour détecter d’éventuels oublis de la part du producteur. S’il y a des oublis, les noter sur la feuille d’émargement qui sera retournée au producteur.
5. Stand Légumes : Le maraîcher amène la feuille de distribution des légumes. A défaut, récupérer dans l’onglet Contenu panier la feuille d’émargement des contrats légumes. Disposez également la feuille de composition des paniers, fournie par le producteur.
6. Si besoin, aidez les autres producteurs à s’installer.
18H30 – 20H00, Pendant la distribution
• Stand Pain/Œufs/Farine : En cas de désaccord sur la commande entre un amapien et la feuille d’émargement, vous pouvez vérifier les contrats : ils sont dans une pochette fournie par le producteur avec la feuille d’émargement. S’il s’avère qu’une erreur a été commise par le producteur, le noter sur la feuille et demander à l'adhérent d'envoyer un mail au référent pain ou référent distributions et au producteur.
• Stand Légumes :
- Les AMAPiens se servent tout seuls en suivant les consignes des permanents. Il faut veiller à cocher les noms sur la liste puis surveiller le bon déroulement
- Parfois vente de petits fruits supplémentaires. Il s’agit de tenir la caisse ou de noter la somme due.
- Si des amapiens règlent leur adhésion à l’AMAP, ils doivent fournir un bulletin d’adhésion et un chèque. Vérifier que l’ordre du chèque est bien rempli sinon demander à l’amapien d’y inscrire « Les Doryphores de Monplaisir ». Glisser le bulletin et le chèque dans l’enveloppe située dans l’onglet Adhésion du classeur de l’AMAP.
- Si des amapiens demandent un contrat, vous pouvez leur fournir un contrat papier situé dans l’onglet Contrat s’il y en a ou sinon les inviter à télécharger les contrats depuis le site internet. Seul le contrat légume n’est pas téléchargeable car il existe une liste d’attente.
- Si des personnes non adhérentes viennent prendre des renseignements ou demandent à être ajoutées à la liste d’attente des légumes, transmettez-leur l'adresse du site Internet de l'Amap, où elle pourront créer un compte afin d'être contactées par l'association.
20H00, Après la distribution
1. A 20H05 s'il reste un ou plusieurs légumes/pains/œufs/farine vous pouvez les garder et/ou les offrir au bar de la MJC ou aux producteurs présents.
2. Archiver la feuille de composition des paniers et la feuille d’émargement des contrats de légumes dans le classeur de l’AMAP dans l’onglet Contenu Panier. Si la date n’est pas inscrite sur la feuille de composition des paniers, l’ajouter.
3. Aider les producteurs à ranger. Nettoyer les tables puis les remettre à leur place. Passer un coup de balai et/ou de serpillière dans le bar ou la salle Laurel et Hardy (pendant les vacances). Les lieux doivent être rendus dans leur état d'origine. Le matériel de nettoyage peut être fourni par les gérants du bar ou être trouvé à l'entrée de la salle Laurel et Hardy.
4. Ranger le classeur de l’AMAP et les ardoises au-dessus du meuble à casier de la MJC. Si le local est fermé, demander à la personne qui tient le bar de vous ouvrir pour remettre le classeur au-dessus du meuble à casiers. Pendant les vacances, le remettre au membre du CA qui ferme la MJC.
5. S’il y a eu des problèmes lors de la distribution (erreur dans les commandes, problème d’organisation…) merci de faire un retour par email aux responsables de la distribution via le formulaire de contact du site Internet.
Vous retrouverez ces consignes dans le classeur de l'association onglet Distribution.